Web招待状はいつまでに送る？タイミングや注意すべきポイントを解説
LINEやメールなどで、簡単に送れるWeb招待状。しかし、いつ送るべきか、いつまでに送ればよいのか、紙の招待状と同じように送ればよいのかなど、タイミングやマナーで悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Web招待状をいつまでに送るべきかを解説。送るときに注意すべきポイントやリマインドのタイミングについても解説しているので、これから結婚式のWeb招待状を送ろうと考えている方は参考にしてみてください。
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目次
【要点まとめ】Web招待状を送るベストタイミング
Web招待状を送る時期に迷ったら、まずは基本のスケジュールを押さえましょう。Web招待状は紙の招待状と同じマナーで扱うのが正解です。
ゲストが予定を調整しやすく、自分たちも余裕を持って準備を進められる最適なタイミングをまとめました。
- 挙式から招待する場合：3ヶ月前
最も一般的なタイミングです。遅くとも2ヶ月半前には手元に届くよう手配しましょう。 - 二次会のみ招待する場合：2ヶ月前
カジュアルな会であっても、2ヶ月前には案内を送るのが親切です。 - 返信期限の目安：挙式の1ヶ月〜1ヶ月半前
式場への人数確定締め切りから逆算し、1週間程度の余裕を持って設定します。
Web招待状はいつ送る？
Web招待状も紙の招待状と同じく結婚式の3ヶ月前までに送ろう
結婚式の招待状は、基本的に3ヶ月前までに送るのが望ましいとされています。Web招待状はLINEやメールで気軽に送れるものですが、扱いは紙の招待状と同様なので、結婚式の3ヶ月前までに送っておきましょう。
3ヶ月以上前と、Web招待状を送るのが早すぎるとゲストは招待状のことを忘れてしまう、逆に遅すぎるとゲストに別の予定が入っている可能性が高くなるといったことが起こるため、3ヶ月前がよいでしょう。
ただし、あらかじめ直接もしくはLINEなどで日程を伝えており、既に予定を空けてもらっている場合は2ヶ月前など、少し遅く送っても構いません。
二次会のWeb招待状は一緒に送るのがベター。二次会のみに招待する場合は2ヶ月前でもOK
結婚式の二次会のWeb招待状に関しても、通常の結婚式の招待状と同じタイミングの3ヶ月前に送るのがベスト。しかし、二次会のみに招待するゲストに送るWeb招待状は、2ヶ月前でも遅いということはありません。
ただし、自分たちが早く準備をするため、ゲストに予定を確保してもらうために、早めに送っておくのに越したことはないので、ゆとりを持って送りましょう。
返信期限から逆算して送る時期を決めよう
Web招待状を送る日は、式場への最終人数報告を基準に考えます。一般的に、料理や引き出物の手配は結婚式の1ヶ月前に締め切られることが一般的。そのため、ゲストへの返信期限は挙式の1〜1.5ヶ月前に設定するのが理想的です。
招待状の送付は、返信期限の2週間〜1ヶ月前に行いましょう。ゲストが予定を確認して、回答を出すための十分な期間が必要なためです。あらかじめ逆算して送付日を決めれば、未回答者への催促も余裕を持って進められます。
送る時間は日中から夕方にかけてがベスト
Web招待状は紙の招待状と違い、LINEやメールなどで送るという特性上、時間に気をつけて送信する必要があります。たとえば、早朝や深夜などに通知が鳴ってしまうと迷惑になりかねません。
また、忙しい方が多い時間帯はメッセージの確認が遅くなり、埋もれてしまう原因にもなります。
ベストな時間は9〜18時ごろ。分かっている場合は、送る相手の休憩時間や休みの日に合わせて送ることで、LINEやWeb招待状にしっかり目を通してくれる確率が高くなります。
また、古くから結婚式の招待状は大安吉日が消印となるよう、午前中に投函するのがよいとされています。そのため、Web招待状も同様に大安吉日の午前中を狙って送信する手もあります。
Web招待状を送るとき注意すべきポイント
誤字脱字には細心の注意をはらう
手書きとは違い、スピーディーに打ててしまうLINEやメールでは誤字脱字が発生しやすいもの。手軽に作れる分、予測変換などで間違った文字も出やすいので、送信する前に内容をよく確認してから送るようにしましょう。
特に、ゲストの名前の漢字などの間違いには注意。失礼にもあたってしまうので、細心の注意をはらいましょう。
ほかにも、おめでたい結婚式の招待状には、終わりや区切りを連想させてしまう「句読点」、別れや再婚などを連想させる別れる、切る、去る、たびたびといった「忌み言葉や重ね言葉」は使わないようにするといったマナーにも注意が必要です。
URLが正しいどうかもしっかりチェックして送る
Web招待状では通常、作成するとURLが個別に発行され、そのURLをLINEやメールなどに貼り付けるだけで招待状を共有できます。しかし、編集時にURLの一部を削除してしまったり、有効でないURLを送ってしまったりしてゲストがURLを開けず、全員に送り直すといった事態にもなりかねません。
また、サービスによってはページを閲覧できる有効期限が存在するため、有効期限切れでURLが開けないこともあります。自分たちの手間もゲストの手間も増やしてしまうので、送信する前にURLが開けるかしっかり確認しましょう。
Web招待状に慣れていない方に送る場合は配慮が必要
Web招待状は生まれてからまだ歴史の浅いサービスなので、メールやLINEで招待状が送られてくることに慣れていない方もいます。また、特に年配の方はスマホやインターネットの扱いに慣れていない方もいるため、配慮をしましょう。
具体的には、紙の招待状は送らずWeb招待状が正式なものであることや、何か分からないことがあれば聞いてほしい旨を伝える、期日が近づいてきても返信がないときは電話を入れるなどのフォローが必要な場合があります。
目上の方へは紙の招待状、親しい友人や同僚にはWeb招待状など送り分けをする手もあるので、相手との関係性に応じて検討してみてください。
テンプレートをそのまま利用するのではなく自分たちの言葉にアレンジする
Web招待状には、多くのサービスでデザインテンプレートや案内文のテンプレートが用意されています。好きなテンプレートを選んだら、あとは日時や会場の案内などを入れるだけで手軽に作れるのがメリットですが、写真も入れずテンプレートをコピペしただけというのは避けましょう。
ゲストは、招待してくれた新郎新婦いずれかのパートナーのことをよく知らないことも多いので、新郎新婦の人柄が分かるような、オリジナリティーあふれる招待状にするのがおすすめ。2人で写っている写真を入れたり、文面を自分たちの言葉にアレンジしたりと、「2人らしさ」を出してみてください。
また、Web招待状は、サービスによってゲストにLINEやメールで送る際のメッセージテンプレートも用意されています。コピペするだけでも送れるので非常に便利な機能ですが、そのまま送るのではなく、相手に合わせて文章にひと工夫加えることをおすすめします。
返信期日は余裕を持って設定する
Web招待状を結婚式の3ヶ月前に送ったら、返信期日は1ヶ月前までに設定するのがおすすめ。もし、LINEなどメッセージを送信するのが遅れてしまった場合も、ゲストに余裕を持って返信してもらえるよう、送信してから3週間後以降に返信期日を設定しましょう。
返信期日が早すぎるとゲストのスケジュールが分からない場合がある一方、遅すぎるとゲストの人数が確定できず、料理や引き出物などの準備に影響が出てきます。
また、返信期日にもお日柄のよい日を選ぶべきという考え方もあるため、大安や友引など、お祝いごとにぴったりの日付に設定しましょう。
LINEでWeb招待状を送る場合は個別で送るのがベスト
LINEでWeb招待状を送るときには、極力「個別送信」を心がけましょう。仲のよい友人などグループ機能を使って一斉送信をするのは楽ですが、ゲストが自分宛であることが分からなかったり、「大事なお知らせなのに大切に思ってくれていない」と残念に思ってしまったりすることもあります。
そのため、LINEやメールは個別送信がベスト。できるならゲスト1人1人に向けたメッセージを添えるのがおすすめです。「しっかり自分のことを考えてくれている」とゲストに喜んでもらえるようなWeb招待状にしてみてください。
Web招待状の催促（リマインド）はいつ送る？
返信期限の2〜3日後を目安に連絡しよう
Web招待状の出欠回答や返信が届かないゲストへの催促（リマインド）は、返信期限の2〜3日後に行うのがベスト。期限直後は「うっかり忘れていた」という方が多いため、数日の猶予を持たせることで相手にプレッシャーを与えすぎず、スマートに確認できます。
もし、式場への人数報告などで急ぎ返信が必要な場合は、期限当日の夜や翌日に連絡しても問題ありません。その際は「バタバタしている時期にごめんね」と一言添えるだけで、角を立てずに状況を伝えられます。
2人で常に最新の回答状況を把握しておくことが、適切なタイミングでの案内につながります。期限が過ぎたからとすぐに焦って全員に一斉連絡するのではなく、ひとりひとりの状況に合わせた丁寧なフォローを心がけましょう。
相手に負担をかけないリマインドのコツ
Web招待状の出欠回答がないゲストへリマインドする際は、LINEなどで「招待状のURL、埋もれちゃってるかもしれないから再送するね」と、相手を気遣う一言を添えるのがコツ。Web招待状はURLをタップするだけで回答画面が開くため、URLを再度送るだけで済みます。
紙の招待状のように「ハガキを書いてポストへ投函する」という手間がないため、Web招待状はゲスト側の心理的負担が非常に少ないのがメリット。「数分でパッと入力できるから、時間があるときに見てみてね」などと添えると、より親切な印象になります。
返信がないことを責めるのではなく「便利な回答手段を再度案内する」という姿勢で連絡しましょう。スマートなリマインドによって、2人もゲストもストレスなく準備を進められるでしょう。
Web招待状なら「Weddingday」｜スムーズな案内と管理が叶う理由
Weddingdayは、累計利用者数450万人を突破した人気のWeb招待状サービス。テンプレートがおしゃれで洗練されているうえ、ゲストも回答しやすいシンプルな回答画面が魅力です。テンプレートは100種類以上のなかから選べます。
回答結果は管理画面に即座に反映され、自動でゲスト名簿が作成されるのがポイント。誰が回答済みか、未回答かひと目で判別できるため、2人で状況を共有しながら、個別の連絡が必要な相手をスムーズに把握できます。手動でリストを作る手間がなく、リマインドもしやすいのが利点です。
集計されたデータはCSV形式での書き出しも可能なため、式場への提出や席次表作りにも活用できます。Weddingdayを活用して、ゲストへのスマートな案内と、効率的で安心感のある結婚式準備を同時に叶えてみてください。
Web招待状は結婚式の3ヶ月前までに送るのがベスト。時間にも注意して送ろう
Web招待状を送るタイミングは結婚式の約3ヶ月前。早朝や深夜を避けるなど、時間帯にも注意して送るのが重要です。早すぎても遅すぎてもゲストのスケジュールが確保しにくかったり、準備に間に合わなかったりと支障が生じます。
ほかにも、Web招待状を送る場合はさまざまなマナーがあるので、細心の注意をはらい、よく確認してから送ってください。ゲストへの配慮を忘れずにWeb招待状を送り、余裕を持って結婚式の準備をしましょう。
