Web招待状を送る場合のゲストカードはどうする？併用する場合の対応方法を解説
結婚式のときに、ゲストに名前やメッセージを事前に書いておいてもらうことで、芳名帳代わりになり、受付をスムーズにする「ゲストカード」。通常は紙の招待状に同封して郵送するモノなので、郵送の必要がないWeb招待状を利用する場合はどうしたらよいのでしょうか？
そこで今回は、Web招待状を利用する場合に、ゲストカードをどうすればよいのかを解説。Web招待状と併用する場合の対処法も解説するので、これから結婚式を控えている方は参考にしてみてください。
結婚式でゲストに書いてもらう「ゲストカード」とは？メリットをご紹介
芳名帳に代わるモノで受付をスムーズにできる
そもそも結婚式のゲストカードとは、招待状と一緒に同封し、ゲストに名前・住所・電話番号・メールアドレス・メッセージなどを書き込んで受付に渡してもらう、「芳名帳」の役割を果たすアイテムのことです。
ゲストは家で時間がある時にカードに必要事項を記入し、受付で渡すだけなのでスムーズ。芳名帳に記入するための待機時間や混雑を減らせます。
新郎新婦へのメッセージをもらえる
芳名帳と異なり、ゲストカードにはメッセージ欄を設けられ、ゲストがお祝いの言葉を伝えやすくなります。
挙式当日は、ゲスト1人1人としっかり話す時間を取れないこともあるでしょう。ゲストからの形に残るメッセージを「結婚式の記念品」のひとつとして残せることは、新郎新婦にとっても嬉しいポイントです。
Web招待状と別にゲストカードを用意する必要はない
Web招待状を利用する場合、紙の招待状と同じようにゲストカードを同封して送ることはできません。だからといって、ゲストカードだけを送っても、「もうWeb招待状には回答したけど……。」とゲストを混乱させてしまいます。
結論、Web招待状を使う場合、ゲストカードを別途用意する必要はありません。なぜなら、Web招待状だけで、ゲストカードの項目と同様、住所や電話番号といった必要な情報の収集はできるためです。また、オンラインのご祝儀払いを利用する場合、誰からいくらいただいたかはデータで管理できるので、受付もスムーズになります。
ほかにも、ゲストからメッセージをもらいたい場合は、Web招待状の回答項目で「ゲストからの自由メッセージの記入欄」を追加できるサービスを選ぶことで解決。メッセージ記入は任意か必須かを選べるサービスもあります。
ただし、ゲストカードを送付するにせよしないにせよ、受付では出欠確認のため、名前の確認が必要。さらに、オンラインのご祝儀払いを利用しないゲストからご祝儀をいただいた場合も、名前と金額をしっかり確認してもらうなど、受付の役割は必要になります。Web招待状を利用すると、受付がいらなくなるというわけではないので、留意しておきましょう。
Web招待状もゲストカードも使いたい場合の対応方法
受付に芳名帳を置いておく
Web招待状を利用する場合も、「列席してくれたゲストの記録を、形として残してたきたい」という方は、紙の招待状の場合と同様に受付に芳名帳を置いておく手があります。
芳名帳に書いてもらう内容はゲストの名前と住所。式の後にご祝儀を誰にいくらいただいたのかを記録しておくこともできて便利です。また、ゲストカードを忘れてしまったゲストにも対応できるメリットがあります。
芳名帳は、基本的に新郎新婦側で用意しますが、式場で用意してくれる場合もあるので、あらかじめ確認しておきましょう。Web招待状であれば、名前や住所など集まったデータをエクセルでダウンロードできるサービスもあります。ダウンロードしたデータを印刷し、受付ではチェックを付け、ご祝儀の金額をメモするだけで済みます。ゲストも記入の手間が省けるうえ、受付もスムーズになり、非常に便利です。
受付のそばにゲストカードを書くスペースを設置する
Web招待状を使うのに、「別途ゲストカードだけを送るわけにはいかない。しかし、芳名帳を設置すると受付が混雑しそう……。」という場合は、受付やウェルカムスペースのそばにゲストカードと、書くスペースを用意しておき、受付でゲストカードを渡してもらうという手もあります。
また、カラーペンやシールなど、ゲストがデコレーションできるようなアイテムを一緒に置いておくのもおすすめ。ゲストカードをかわいくデコレーションしてもらえることもあるので、ぜひ置いてみてください。
ペーパーアイテムにひと工夫を加える
Web招待状を利用する場合、ゲストカードを単体で用意するのではなく、席次表代わりに披露宴会場の席を案内する「エスコードカード」など、ペーパーアイテムと併用する手があります。
たとえば、ライブや航空券といったチケットのようなタイプのエスコートカードを選び、半券部分をゲストカードとして利用すれば、無駄がありません。
ほかにも、プロフィールブックやメニュー表の一部を切り取れるようにするなど、ゲストが必ず手に取るよう工夫することで、ゲストカードの取り忘れもなくなり、必要な情報を漏れなく集められます。
Web招待状を使うなら基本的にゲストカードは不要。使いたい場合も解決策がある！
Web招待状を使う場合、ゲストの名前や住所、メッセージを集められるうえ、集まったデータはExcelでダウンロードも可能。そのため、基本的にゲストカードはいりません。
ただし、「形式としてゲストカードをしっかり用意したい」「ゲストからのメッセージをモノとして残しておきたい」という場合は、Web招待状と別途ゲストカードを用意するのもOK。受付のそばに置いておく、ペーパーアイテムと一緒にするなどさまざまな方法があるので、気になる方は本記事を参考に作ってみてください。
Web招待状サービスのなかでも、ゲストの情報をExcelでダウンロードしたり、自由記入欄の追加ができたりして、ゲストカードや芳名帳を準備する手間や費用を省ける「Weddingday」が便利。無料かつ無制限でWeb招待状を作れるので、ぜひ作ってみてください。
