結婚式の住所集めはどうしてる？住所の確認方法や便利なツールをご紹介
結婚式を挙げる前に、ゲストへ紙の招待状を送るのに欠かせない「住所集め」。年賀状のやり取りが少なくなった最近では、ひとりひとりの住所を聞き出すことも大変なものです。
そこで今回は、結婚式の住所集めはなぜするのか、どうするのかをご紹介。ゲストに住所を聞くときのポイントや最近主流になりつつあるWeb招待状など、簡単に住所を集める方法も解説します。これから結婚式を控えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
結婚式の住所集めはなぜしなくてはいけないの？どうやって集める？
結婚式の住所集めは、紙の招待状を確実にゲストに届けるために欠かせない作業。正確な住所がなければ、せっかく準備した招待状を届けられません。
また、結婚報告はがきや引き出物の送付にも使えるため、一度集めておくと便利。もし、ゲストへの案内が遅れると、出席の予定が立てられなくなる可能性もあるため、早めの住所確認が重要となります。
ひと昔前まで、結婚式を挙げる際は年賀状に記載されている住所に招待状を送っていたので、あえて住所集めをする必要がほとんどありませんでした。最近では、年賀状を送る機会が少なくなったため、LINEなどのSNSやメール、直接聞くなどで住所集めをする方法が一般的。集めた住所はExcelなどでデータ化しておくと、結婚式以降のさまざまな場面で活用できます。
ほかにも、Web招待状を使って、住所集めをするのも手軽でおすすめ。Web招待状の回答項目はカスタマイズできるので、必要な場合は住所回答項目を「必須」に設定することで、確実に住所を集められます。
ただし、Web招待状を使う場合、紙のように住所や宛名を使わずLINEやメールでURLを共有すればゲストに出欠を回答してもらえるので、必ずしも住所を聞く必要はありません。
結婚式の招待状を送る前にゲストに住所を聞くときのポイント
結婚報告を済ませてから住所を聞くのがマナー
ゲストに住所を聞く前には、必ず結婚の報告を済ませておくことが大切です。結婚報告もなくいきなり「結婚式の招待状を送りたいので住所を教えてください。」というのはマナー違反。まず結婚の予定を伝えて相手に心の準備をしてもらいましょう。
特に上司や目上の方には、直接会って結婚報告と住所確認をするのがマナー。親族の住所は両親を通じて確認すると効率的です。友人には結婚の報告をLINEやメールで済ませてから住所を聞くのも問題ありません。
直接会える場合は住所を聞かずに招待状を直接手渡し、直接会う機会がない場合は住所を聞いてから送ることになります。SNSやメールで住所を聞く場合は、「招待状を送りたいので」と目的を明確に伝え、返信期限を設定しておくとスムーズに準備を進められるでしょう。
また、結婚報告の際には、誰と結婚するのか、結婚式をいつどこで行うのかなどの基本情報も一緒に伝えると、自然な流れで住所を聞けます。住所だけでなく、人によっては旧漢字を使用する場合もあるので、正しい名前の表記も確認することが重要です。
上司へ招待状を送ってもよいか確認
上司のような目上の方に招待状を送る際、メールやLINEをする前に直接口頭で、結婚報告をして、結婚式に出席してもらえないかを聞いておくことが重要。また、職場などで直接会える上司の場合は住所は聞かず、招待状を直接手渡しするのがマナーです。
リモートワークや昔の上司などで直接会う機会がない場合は、電話で結婚報告をして結婚式への参加可否を確認したうえで、メールやLINEを送りましょう。
【例文】
お忙しいところ、失礼いたします。
私事で大変恐縮ではございますが、結婚することになりました。
挙式は◯月◯日◯曜日 ◯◯（場所）にて、ささやかではございますが結婚式・披露宴を行います。
◯◯様にもぜひご出席いただきたいのですが。ご都合はいかがでしょうか。
後ほどメールをお送りいたしますので、当日の出欠とご住所、正式なお名前の漢字をご教示いただけますと幸いです。
友人や同僚へ招待状を送ってもよいか確認
友人や同僚などはメールやLINEで、結婚式を挙げる旨を伝えても構いません。ただし、親しい仲であっても、まずは結婚報告を口頭か電話でするのがベター。
報告した後は、メールやLINEで結婚式の日取りなどを伝え、名前や住所、連絡先を返信してもらう旨を伝えます。文章は少しくだけていても問題ありませんが、内容はしっかり伝わるように分かりやすく記載しましょう。
同僚など直接会う機会が多い場合は、住所を聞かずに手渡ししても構いません。
【例文】
このたび、以前からお付き合いしていた◯◯さんと結婚することになりました！
◯月◯日◯曜日、◯◯（場所）にて結婚式を挙げる予定です。◯◯ちゃんにはぜひ、出席してもらいたいと思っています！
ご出席いただける場合は招待状をお送りいたしますので、住所と氏名（フルネーム漢字）を教えてください。
お手数ですが、◯日までに返信してもらえると助かります！よろしくお願いします。
親族の住所は親を通して聞くのも手
ひとくちに親族といっても、普段はほとんど付き合いがない方から日常的に会っている方まで、関係性は人それぞれです。
普段からあまり付き合いがない場合は、親を通して親族に住所を確認してもらっても構いません。直接会えたり連絡が取れたりする場合は、自分で直接親族に確認しましょう。
グループLINEではなく個別LINEで聞く
現在主流になっている連絡手段のLINEで、住所を聞くこともあるでしょう。結婚式の招待状を送るためにゲストの住所を聞く際は、グループLINEでの一斉送信は避けるべきです。
グループLINE内のメッセージは誰に向けたものか不明確になりがち。また、プライバシー情報である住所をグループ内で共有させることになり、メンバー間で個人情報が閲覧できる状態になります。
そして、誰かがメッセージをスルーすると、ほかのメンバーも返信しにくくなってしまうかもしれません。そのため、LINEで住所を聞くときは、親しい間柄でも必ず個人LINEを使いましょう。
結婚式で簡単に住所を集める方法
Web招待状を使う
結婚式の招待状を送る際に、より手間なく住所を集めたい場合は「Web招待状」を活用するのがおすすめ。
結婚式や2次会に使えるWeb招待状は、メールやLINEに貼られたURLから参加の可否を回答できるサービスです。
URLには出欠だけでなく、住所を入力する項目もあるため、わざわざ住所を聞かなくても自然と住所集めができます。
また、ひとりひとりの住所を手入力で打ち込む作業も不要。回答のあった出欠者のデータをダウンロードしたり、メールで送信したりできるので、手間がかからないのも魅力。サービスによっては、無料で利用できるのも嬉しいポイントです。
Googleフォームを使う
簡単にアンケートフォームを作成できる「Googleフォーム」などのサービスを使って住所を聞くのも手です。フォーマットに従って自分たちで作成したフォームのURLをメールやLINEで送れます。
アンケートへの回答は自動で整理される仕様で、リアルタイムで回答状況を知れることや、グラフを作成できることが魅力です。ただし、アンケート内容を作成する手間が少しかかります。
また、回答は基本Wordに反映されるため、自分たちでExcelに落とし込む必要があるのも難点です。
住所集めにおすすめのWeb招待状「Weddingday」
結婚式や2次会の招待状で人気のWeb招待状サービス「Weddingday」。招待状の作成から出欠管理までPCやスマホで手軽に行えるのが特徴です。Web招待状を使うことでそもそも、紙の招待状を送るための住所を聞く必要はなくなりますが、引き出物を宅配で送ったり、お礼状を書いたりとさまざまなことに使えます。
住所集めの手間が省けるのはもちろん、ゲストから集まったデータは編集画面で確認できるうえ、CSVでダウンロードできるなど管理も簡単。すべての機能が無料で使えるのも魅力で、おしゃれなデザインで多くの方に利用されています。ぜひ試してみてください。
結婚式の住所集めの手間は削減できる。Web招待状を活用しよう
従来の方法であれば、手間や時間がかかる結婚式の住所集め。これまでは当たり前のようにやっていたことですが、Web招待状サービスの普及により手間も時間も削減できるようになっています。
特により手軽に使えるWeb招待状であれば、結婚式の準備自体もラクにしてくれるうえ、ゲストからも返信はがきを書いたり投函したりする手間がなくなると好評です。ぜひチェックしてみてください。
