幹事を頼まれたら?結婚式二次会幹事マニュアル

2018.10.14

大切な友人をお祝いする結婚式の二次会。幹事を頼まれたからには、最高の一日にしたいですよね。ただ、はじめて二次会の幹事をする方や、慣れていない方はどんな風に準備をすればいいのか分からないもの。

そこで今回は、二次会の幹事を頼まれてから当日までにやるべきことをまとめました。大切な二人の門出をさらに盛り上げましょう。

二次会の幹事が心がけること

予定を確保する

新郎新婦にとって人生の中でビックイベントである「結婚式」。その後に行われる二次会も、もちろん大切な時間です。そんな大切な日の幹事を任せてもらったという感謝と、責任を持つことが大切。

ただ、二次会の準備は想像以上にすることが多く、仕事の合間を縫ってやるのは大変です。

幹事同士の都合が合わず「打合せができない」「役割があるけど、忙しくて後回しになっている」ということがないように、最初の打ち合わせで、当日までの準備時間を確保しておきましょう。

二次会幹事の仕事にはどんなものがあるの?

二次会を行うのに必要なことの一例

1. 新郎新婦や幹事同士との打合せ

2. 二次会の予算立てやゲストの人数確認

3. 二次会の会場探しと手配、下見

4. 招待状の作成・送付

5. 二次会演出内容の企画・運営

6. 二次会当日に必要なスタッフの手配

受付2~4名/会計1~2名/クローク3名/司会1~2名/カメラマン1名/ビデオ担当1名/音響1名/タイムキーパー1名/会場との調整1名(自由に動ける人)など。

7. 当日必要な機材や景品などの手配

8. ゲスト人数の最終確認や会場のセッティング

上記は二次会を行うために必要なことの一例ですが、実際は「新郎新婦や幹事同士の打合せ」と「会場の下見」、「二次会演出内容の企画・運営」、「当日必要な機材や景品などの手配」をメインに行い、その他のことは新郎新婦が主導するのが一般的。

ただし、部分的に幹事に依頼されることもあるので、どこまで担当するのかを新郎新婦に確認しておきましょう。

二次会幹事が当日の4~5か月までにやること

 新郎新婦や幹事同士との打合せ

新郎新婦と話し合い、予算を立てた上で、どんな二次会にしたいかなどを決めていきます。

その際に「使用可能な予算を確認する」「ゲストの人数を把握する」「幹事のリーダーを決める」の3点は必ずやっておきましょう。

リーダー役になった方が二次会当日までのスケジュールを決めたり、必要な役割を洗い出したりすると準備がスムーズに進みます。

会場探しを依頼された場合や当日の受付をスムーズにするためにも、早めに人数を把握しておくのも大切です。

この際に受付やクローク、乾杯など当日に必要なスタッフの手配は新郎新婦が担当するのかなど、幹事がどこまで担当するのかを明確にします。

当日までの暫定スケジュールを立て、役割分担を決める

二次会の幹事を頼まれたらまず、当日までにやることを洗い出してからスケジュールを立てることが大切。司会や演出内容の決定、景品の手配など、誰が何をいつまでにやるのかをザックリと決めます。

二次会の幹事が当日の3~4か月前までにやること

会場の下見に行く

二次会の会場が決まったら新郎新婦や幹事同士と一緒に会場の下見に行きましょう。

受付やクローク、司会や余興を行う場所などを確認します。その際、会場のレイアウトを把握するために写真を撮っておくことをおすすめします。

二次会の幹事が当日の2~3か月前までにやること

演出内容の企画をする

楽しい二次会にするためには、ゲームや余興などの演出も重要。ビンゴやクイズ大会、新郎新婦へのサプライズなど、どんな演出にするのかを幹事で決めます。

この際、演出内容に応じて映像などを用意することも頭に入れておくのが大切。例えば新郎新婦にサプライズ映像を贈る場合は、二人の友人や会社の同僚など、いろいろな方に連絡を取る必要があります。

ゲストの中から、乾杯の挨拶やスピーチが必要な場合はスピーチをする方への依頼も重要。受付やクロークなど、当日スタッフの手配も依頼された場合は2ヶ月前には各担当者にお願いしておきましょう。

また、二次会の招待状を幹事が送る場合は2ヶ月前には送付します。招待状の準備や招待するゲストの住所を聞くなどの手間もあるので、早めの準備が必要です。

当日必要な機材や景品などの手配

二次会当日に行う演出内容によって、プロジェクターや音響などが必要な場合があります。また、ゲームの景品の手配もお忘れなく。新郎新婦と連携しながら予算に合う景品を考えましょう。

二次会の幹事が当日の2~3か月前までにやること

 ゲスト人数の最終確認や会場のセッティング

受付リストの更新や会場への連絡などをする必要があります。最終的なゲストの人数は幹事が把握しておきましょう。また、受付やクロークの位置などの確認も大切。司会との最終打合せや、映像が投影されるか、音響がつくかなども行います。

おわりに

結婚式の二次会は新郎新婦にとって緊張が溶け、肩の力が少し抜ける時間でもあります。二人の嬉しそうな顔を思い浮かべながら、オリジナル感のある素敵な二次会になるといいですね。